LMS İle Eğitim Vermenin Gerçek Maliyetini Hesaplama Yolları

LMS Maliyetlerini Hesaplamanın Yolları

Çoğu insan araba satın alırken sadece sigorta ve aylık taksitleri hesaba katar. Ancak yakıt maliyetleri, araba servisi, yedek parçaları ve park ücretlerini düşünmez. Bu hesaplama hatası, kurumsal eğitim yazılımı için de geçerlidir. LMS satın alınması, kullanılması ve yönetilmesinde başka hangi harcama biçimleri söz konusudur? Bu yazıda LMS satın alırken göz önünde bulundurmanız gereken olası ek masrafları ele alacağız.

1. Halihazırda Kullanılan Araçlar

Öğrenme yönetim sistemleri (LMS), eğitim programları oluşturmaktan çok daha fazlasını yapar. Kalite kontrol, varlık takibi, iş planlaması ve hatta bordro için bile kullanılabilirler. Bu işlemlerin her birisi ayrı ayrı maliyet demektir. Küçük şeyler gibi görünseler de bir araya gelince yüklü maliyet oluştururlar.

Ayrıca, kullanmakta olduğunuz LMS harici yazılımları da gözden geçirmeniz gerekebilir. Tüm platformları LMS’te toplayabilirseniz maliyetleriniz düşebilir. Ancak LMS mevcut yazılımlarınızla uyumlu değilse ve daha sonra destek hizmeti satın almanız gerekiyorsa maliyetiniz daha da artabilir.

2. Aktif Kullanıcı Sayısı

LMS satın alırken muhtemelen bütün çalışanlarınızın giriş yapabileceği bir sistem düşünürsünüz. Bu makul bir varsayımdır, ancak birçok LMS kullanıcı başına ücret sistemine sahip olduğundan pahalı olabilir. Yalnızca 50 kişinin düzenli olarak kullanacağı bir platform için 500 kişilik ödeme yapmak istemezsiniz.

Kimlerin sürekli erişime ihtiyacı olduğu (veya istediği) hakkında ayrıntılı bir değerlendirme yapın. Diğer işverenler belirlenmiş misafir hesaplarına giriş yapabilir. Güvenlik bir sorunsa ve her kullanıcının kendi hesabına sahip olmasını tercih ediyorsanız, dönemlik eğitimi düşünebilirsiniz. Çalışanlar gruplar halinde çalışabilir ve çalışmayı bitirdiklerinde kimliklerinin sonlandırılmasını sağlayabilir. Yönetici, İK ve eğitmenler daha sonra bir sonraki kullanıcı grubu için yeni kimlikler oluşturabilir.

3. Sürekli Bakım

LMS verilerinin düzenli olarak yedeklenmesi gerekir. Bunun yanında anti-virüs ve güvenlik duvarınız olsa bile düzenli güvenlik açığı kontrolleri çok önemlidir. Bu rutin bakım kurum içi personel tarafından yapılabilir. Veya saatlik danışmanlar kiralamanız gerekebilir. Her iki durumda da bakım zaman ve para açısından doğrudan bir maliyet içerir, bu yüzden hesaba katılması gereken bir faktördür. LMS seçiminiz daha yoğun bir bakım düzeni gerektiriyorsa, özel bir "web yöneticisi" kiralamanız gerekebilir. Ayrıca, yeni içerik, yazılım güncelleştirmeleri ve yeni yazma araçları oluşturma gibi eğitim maliyetleriyle ilişkili diğer giderleri de göz önünde bulundurmanız gerekir.

4. Eklentilerin Fiyatı

LMS'inizin çalışması için ek bileşenlere ihtiyacı olabilir. Örneğin yurtdışında ofisleriniz varsa, çeviri yazılımına ihtiyacınız olabilir. Veya aynı LMS'in yabancı dilde bir sürümünü satın almanız gerekebilir. Bazı şirketler işlevselliği artırmak için video konferans ve özel mesaj platformu entegrasyonlarını da tercih ediyor. Bu özellikleri siz de isteyebilirsiniz. Ücretsiz deneme sürümü, hangi eklentilere gerçekten ihtiyacınız olduğuna karar vermenize yardımcı olabilir. Çünkü eklentilerin toplam maliyeti, LMS'in kendi liste fiyatını aşabilir.

5. LMS’e Alışma Süreci

En teknoloji meraklısı personelin bile yeni yazılıma alışmak için biraz zamana ihtiyacı vardır. Back-end kısmında platformu nasıl özelleştireceklerini bulmaları gerekir. Front-end’de ise kullanıcılarının ihtiyaç duydukları eğitim kaynaklarına nasıl erişeceklerini öğrenmeleri gerekir. Aslında burada çalışanları eğitme maliyetinize eklenecek iki masraf vardır. Birincisi, yeni sisteme alışmak için gereken süredir. İkincisi, çalışanlarınızın platformu öğrenmek için ihtiyaç duyacakları destek kaynaklarının maliyetidir. Bu nedenle kullanıcı dostu bir kullanıcı arayüzüne sahip bir LMS bulmak çok önemlidir.

Önemli Çıkarımlar

Bir çalışanın LMS eğitiminin maliyeti nedir? Genellikle listelenen rakamdan çok daha fazlasıdır. Eğer ne isteyip istemediğiniz konusunda netleşmezseniz kendinizi bütçenizden son derece uzakta bulabilirsiniz. Peki, maliyetleri hesaplarken hangi faktörleri göz önünde bulundurmalısınız?

·       Uyumluluk için mevcut yazılımlar ve kullanıcı başına ücretler için etkin kullanıcı sayısı

·       Bakım ücretleri

·       Satın alacağınız eklentiler

·       Çalışanlarınızın LMS’e alışacağını tahmin ettiğiniz süre

Tüm bunların toplamı, çalışanları bir LMS ile çevrimiçi olarak eğitmenin asıl maliyetini size verecektir.